Die IT-Abteilung, früher und auch heute in manchen Häusern noch als EDV-Abteilung bezeichnet, übernimmt nach und nach neue, mehr und komplexere Aufgaben. Um diesen gerecht zu werden, benötigt sie ebenfalls mehr und qualifizierteres Personal als noch in der Vergangenheit. Gleichzeitig ist jedoch die Nachfrage nach diesem, über die Branche Gesundheitswesen hinaus, stark gestiegen, sodass beispielsweise mit eigenen Dienstleistern um Fachkräfte gebuhlt werden muss. Deshalb weist ein Krankenhaus heutzutage oftmals nicht nur einen Fachkräftemangel in der Pflege vor, sondern auch in der IT. Für Häuser ist es von enormer Bedeutung, zu wissen, wie die eigene IT-Abteilung aufgestellt ist und wo gegebenenfalls ein Anpassungsbedarf besteht.
Um die eigene IT entsprechend aufzustellen und zu befähigen, ist es zunächst nötig, eigene Stärken und Schwächen zu analysieren und zu bewerten. Verantwortliche sollten die Qualitäten ihres gesamten IT-Bereichs hinterfragen und die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter:innen kennen. Zuerst sollten sie prüfen, ob die Aufteilung der vorhandenen Personalressourcen auf die einzelnen Fach- und Aufgabenbereiche passt. Sind bestehende Mitarbeiter:innen Generalisten, die jeden Aufgabenbereich gut beherrschen, oder gibt es eher Experten, die über exklusives Hoheitswissen verfügen? Deren Ausfall kann enorme Leistungseinbußen der gesamten Abteilung nach sich ziehen. Bei der Betrachtung der Ressourcenallokation ist das Vorhandensein von IT-Wissen außerhalb der IT-Abteilung miteinzubeziehen – entweder als offiziell Benannte (z. B. Key-User) oder als sogenannte Schatten-IT. Beide sind zwar nicht der IT-Abteilung organisatorisch zugeordnet, übernehmen jedoch auch IT-Aufgaben und entlasten somit die IT-Abteilung. An solche Mitarbeiter:innen sollte man zuerst denken, wenn es darum geht, die knappe Ressourcensituation dadurch zu optimieren, dass man bestehendes Personal als IT-Mitarbeiter:innen gewinnt.
Entscheidend jedoch ist, ob tatsächlich ein Personalmangel vorliegt oder ob vorhandene Ressourcen schlicht im falschen Umfang und Maße verteilt sind. Daher ist die Frage, ob das Aufgabenspektrum mit bestehendem Personal bewältigt werden kann, enorm wichtig. Um diese Frage beantworten zu können empfiehlt es sich, neben einem Skill-Assessment vorhandene Ressourcen mit Benchmarking-Zahlen und Best-Practices zu vergleichen. Dies erlaubt einen unkomplizierten Überblick über die Ist-Situation und es lassen sich Tendenzen erkennen, in welchen Bereichen Personal dringend aufgebaut oder weiterqualifiziert werden muss. Ergibt sich daraus, dass die eigene Abteilung unterbesetzt ist, kann Personal auf klassischem Wege beschafft werden, z. B. über Stellenausschreibungen. Gleichzeitig können moderne Formen wie aktives Sourcing dazu verwandt werden, Fachkräfte für die eigene Organisation zu gewinnen.
Ein weiterer Lösungsansatz ist Outsourcing. Viele Dienste können und werden bereits heute vollumfänglich von externen Dienstleistern angeboten und auch erbracht. So ist die Bereitstellung, die Wartung und der Betrieb der Netzwerkumgebung heutzutage problemlos möglich und zum Teil wirtschaftlicher als die komplexer werdenden Strukturen neben dem Alltagsgeschäft von den eigenen IT-Mitarbeiter:innen betreiben zu lassen. Der Schwerpunkt der IT-Abteilung sollte dort liegen, wo IT-Anwendungen auf interne Prozesse stoßen und Wissen über die individuellen Besonderheiten des Hauses essenziell ist. Dadurch ist das Outsourcingpotenzial in diesen Fällen wesentlich geringer.
Weiterhin kann die temporäre Anstellung einer IT-Fach- oder Führungskraft sinnvoll sein. In Zusammenhang des Interimsmanagements kann die kurzfristige, temporäre Einstellung einer IT-Führungs- und/oder Fachkraft von Relevanz sein; z. B., wenn die eigene Führungskraft der Abteilung erkrankt oder kurzfristig aus dem Unternehmen ausscheidet. Es ist dann entscheidend, den Betrieb am Laufen zu halten und sich gleichzeitig um eine adäquate Nachfolge zu kümmern.
Der enorme Stellenwert der IT-Abteilungen im Krankenhaus steht außer Frage, insbesondere im Hinblick auf Digitalisierungsinitiativen wie durch das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG). Umso wichtiger ist es, individuell zu prüfen, was die Ist-Situation der IT-Abteilung ist, wo Bedarf an weiterem IT-Personal besteht, und was outgesourct werden kann. Der Bedarf an Einführung, Wartung, Betrieb und Support von IT-Systemen wird in den nächsten Jahren weiter steigen. Umso wichtiger ist es deshalb, schon heute damit zu beginnen, die eigene IT-Abteilung personell richtig aufzustellen.
Patrick Winter, Senior Berater bei Sanovis GmbH
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