Das deutsche Gesundheitssystem ist seit Jahren stark überlastet. Der anhaltende Fachkräftemangel und ein immenser, stetig wachsender Kostendruck auf medizinische Einrichtungen verstärken die angespannte Lage zusätzlich. Um dem entgegenzuwirken, setzen die führenden Radiologie-Praxen im Raum Aachen im Rahmen des eigenen Mammographie-Screening Prozesses neuerdings auf eine Individualsoftware.
Jährlich erkranken rund 70.500 Frauen in Deutschland an Brustkrebs. Keine andere Krebserkrankung tritt bei Frauen in Deutschland häufiger auf. Eine gute Prävention sowie der regelmäßige Zugriff auf Röntgenuntersuchung im Rahmen der Früherkennung sind umso wichtiger. Aus diesem Grund haben Frauen zwischen 50 und 75 Jahren alle zwei Jahre Anspruch auf ein Mammografie-Screening, über das sie per Einladungsschreiben von den sogenannten Zentralen Stellen informiert werden.
Die Radiologie im Kapuzinerkaree in Aachen gilt mit 40.000 Screening-Untersuchungen im Jahr als eine der führenden Einrichtungen in der Region. Aufgrund der hohen Anzahl von Untersuchungen, ist es für den Praxiskomplex essenziell, dass die Abläufe reibungslos funktionieren und höchste medizinische sowie datenschutzrechtliche Standards erfüllen. Die hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit sind von enormer Bedeutung, um die personenbezogenen Daten der Patientinnen entsprechend den Vorgaben aus Datenschutzgrundverordnung und Bundesdatenschutzgesetz bestmöglich zu schützen. Seit Juni 2024 setzt man in den Praxen auf eine maßgeschneiderte Individualsoftware von Bauer + Kirch, einem Softwareentwickler aus Aachen, um einen reibungslosen Praxisalltag zu gewährleisten.
„Wir brauchten eine Lösung, die uns hilft, den enormen Verwaltungsaufwand zu reduzieren, und sich intuitiv bedienen lässt“, so Prof. Dr. Wein, Facharzt für Radiologie und einer der Leiter der Screening-Einheit.
Digitalisierung sämtlicher Abläufe
Die administrativen Prozesse laufen seit Einführung der Software vollständig digital. Das zeigt sich bereits bei der Anmeldung der Teilnehmerinnen, deren Daten von zentralen Meldestellen zunächst verschlüsselt bereitgestellt werden. Mit der Anmeldung der Teilnehmerin zur Untersuchung stehen ihre Daten sofort in der Software zur Verfügung. Für die Übertragung von Daten aus dem Screening-Gerät wurde eine Schnittstelle zur führenden Screening-Software MaSc programmiert, die in vielen radiologischen Praxen in Deutschland zum Einsatz kommt. Sobald der medizinische Befund der Untersuchung vorliegt, werden alle weiteren Schritte über die Software koordiniert.
„Der Screening-Prozess ist hochspezifisch und hat Anforderungen, die nicht mit denen in anderen Praxen zu vergleichen sind. Da keine Standardlösung das abbilden kann, haben wir uns für eine maßgeschneiderte Lösung entschieden“, erklärt Prof. Dr. Wein.
Eine der größten Errungenschaften durch die neue Software: die Automatisierung der Befundbriefe. Dank dieser können hunderte Normalbefunde pro Tag, die keine weiteren Maßnahmen erfordern, automatisiert in Form von Briefen an die Patientinnen und Hausärzte versendet werden. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels, spart dies wertvolle Zeit und Ressourcen. Darüber hinaus wird die sorgenvolle Wartezeit der Patientinnen maßgeblich verkürzt.
Sind aufgrund unklarer Befunde oder Auffälligkeiten weitere Abklärungstermine erforderlich, sorgt die Software dafür, dass alle Informationen und Abläufe optimal abgestimmt und dokumentiert sind. Das reicht von der Vereinbarung des Abklärungstermins im programmierten Termin-Tool über die jeweilige Untersuchungsart bis hin zur Eintragung weiterer Befunde und Probenanalysen beteiligter Ärzte und der anschließenden Fallbesprechung in der multidisziplinären Fachkonferenz des Abklärungszentrums. Auch hier ist ein schneller, reibungsloser Prozess für die Patientinnen und das Praxispersonal gleichermaßen wichtig.
Ein weiter Mehrwert der Software: Sie regelt auch die Rechnungsstellungen für Privatpatientinnen völlig eigenständig. Dabei übernimmt sie nicht nur die Erstellung der Rechnung, sondern sendet bei ausbleibenden Zahlungen automatisch Zahlungserinnerungen und gleicht die Zahlungseingänge mit den Kontodaten ab.
Ein Blick in die Zukunft
Bereits zum jetzigen Zeitpunkt erstellt die Software quartalsweise Qualitätsberichte für die Praxen. Zukünftig ist auch die Implementierung von Selbstkontrollfunktionen denkbar, um durch Stichproben die Qualität der Untersuchungen weiter zu verbessern. „Mit dieser Lösung sind wir bestens gerüstet für die Zukunft. Dadurch, dass alle Prozesse automatisiert sind und keine Routineaufgaben mehr manuell erledigt werden müssen, konnten wir eine enorme Zeit- und Kostenersparnis erzielen“, resümiert Prof. Wein.
Für andere Praxen gilt: Grundsätzlich ist ein Einsatz der Software bei allen Screening-Einheiten, die mit Mammografie-Geräten mit der MaSc-Software arbeiten, möglich.
Autor
Andreas Bauer, CEO Bauer + Kirch GmbH
