Ob im Krankenhaus, der Privatklinik, im Rehazentrum oder Pflegeheim – mobile Geräte erfreuen sich auch im medizinischen Arbeitsumfeld immer größerer Beliebtheit. Kein Wunder, erlauben sie doch Ärzt:innen und Pflegekräften den erleichterten Austausch von Befunden und Patientendaten und somit die optimale Pflege und Betreuung der Patient:innen. Und auch deren Pflegeerlebnis kann durch die Ausgabe mobiler Geräte wie Tablets oder TVs gesteigert werden. Ebenso spielen Smartphone & Co. bei der medizinischen Behandlung per Videosprechstunde und Telemedizin eine zentrale Rolle. Doch die Vielzahl an Hardware – mit zudem teilweise unterschiedlichen Betriebssystemen – sorgt dafür, dass die Geräteverwaltung für die IT-Abteilungen immer komplexer wird. Zwar setzen viele medizinische Einrichtungen bereits auf UEM-Systeme (Unified Endpoint Management), die das Gerätemanagement vereinfachen, schöpfen deren technische Möglichkeiten aber nicht aus.

Der Fachkräftemangel, steigende Kosten und der demografische Wandel stellen das Gesundheitswesen vor große Aufgaben. Die Digitalisierung und der vermehrte Einsatz von Endgeräten können helfen, diesen Herausforderungen zu begegnen und den Alltag von Ärzt:innen, Pfleger:innen und Patient:innen zu verbessern. Beispiele dafür gibt es viele.

Ärzt:innen beispielsweise werden entlastet, wenn ihnen während der Visite ein iPad zur Verfügung steht, über welches sie digitale Patientenakten mit aktuellen Befunden, Daten und Prognosen einsehen können. Das mobile medizinische Fachpersonal wiederum kann über Smartphones per Messenger schneller sowie ortsunabhängig kommunizieren und effizienter zusammenarbeiten. So gestaltet sich der Informationsaustausch wie etwa beim Schichtwechsel und dem Verlegen der Patient:innen in andere Abteilungen wesentlich einfacher als bisher. Und auch die Zufriedenheit der Pflegebedürftigen lässt sich durch die Zunahme von mobilen Geräten verbessern. Denn diese ermöglichen ihnen einen einfachen Einblick in ihre Behandlungspläne. Durch die Telemedizin wie zum Beispiel Videosprechstunden erhalten mehr Patient:innen (etwa aus ländlichen Gebieten) Zugang zur medizinischen Behandlung, während Fachkräfte entlastet werden.

Doch all das bedeutet mehr Geräte – und damit mehr Verwaltungsaufwand für die IT. Hinzu kommt, dass in der Gesundheitsbranche besonders hohe Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz gelten. Immerhin handelt es sich dort um hochsensible und daher besonders schützenswerte Daten. Führt man sich zudem vor Augen, dass in den letzten Monaten vermehrt Kliniken Cyberattacken zum Opfer fielen, wird schnell klar, dass technische Maßnahmen vonseiten der IT ein absolutes Muss sind. Insbesondere heißt es, sämtliche in der Gesundheitseinrichtung genutzten Geräte – ob Desktop, Tablet, oder Smartphone – unter die Verwaltung der IT-Abteilung zu stellen, damit diese regelmäßige Softwareupdates aufspielen, den Überblick über den Gerätestatus behalten und so die Sicherheit der Daten gewährleisten kann.

Sowohl für die Administrator:innen als auch die Anwender:innen ist die Entwicklung vom Mobile Device Management (MDM) zum UEM daher von Vorteil, bietet sie doch mehr IT-Sicherheit, weniger Verwaltungsaufwand, einfachere und effiziente Arbeitsprozesse und somit eine verbesserte Bedienerfahrung. Nicht zuletzt deshalb setzen bereits viele Kliniken und Krankenhäuser auf UEMs. Doch schöpfen sie häufig die Möglichkeiten ihres Systems nicht aus: Laut der Modern-Workplace-Studie von EBF verwalten generell nur 25 Prozent der befragten Unternehmen ihre Desktop-Geräte mit der UEM-Plattform. Dabei wäre es das A und O, das System technisch voll auszureizen, um in vollem Umfang von seinen Vorteilen profitieren zu können.

Strategisch vorgehen: Bedarfs-Check und Ist-Analyse

Nicht nur das technische Ausreizen der Plattform ist sinnvoll. Wollen sie ihr UEM optimieren, sollten Krankenhäuser und andere medizinische Einrichtungen zusätzlich, mittels Bedarfs-Check, die eigenen Anforderungen an das System kritisch beleuchten. Insbesondere sollten sie sich folgende Fragen stellen:

• Gibt es jetzt oder künftig neue, noch zu definierende Anforderungen?
• Bieten die Systeme neue nützliche Möglichkeiten?
• Gibt es nicht mehr benötigte Richtlinien, Apps und Konfigurationen?
• Lassen sich entsprechende Änderungen im vorhandenen System vornehmen oder ist ein Systemwechsel nötig?

Es ist zwar oft nicht ganz einfach für die IT-Abteilung, neben dem Tagesgeschäft die Anforderungen an das UEM-System regelmäßig zu überdenken, den Überblick über am Markt befindliche Systeme zu behalten und diese miteinander zu vergleichen. Doch der Aufwand lohnt sich, denn der Mehrwert kann beträchtlich sein, wenn die Klinik das volle Potenzial des bestehenden Systems nutzt oder zu einem neuen System wechselt.

Geht es allerdings darum zu überprüfen, inwieweit ein Ausreizen der technischen Möglichkeiten des UEM-Systems den Bedarf decken kann, bietet sich eine Ist-Analyse mithilfe folgender Fragen an:

• Sind bereits sämtliche Geräte wie Laptops, Desktop-Geräte, Smartphones und Wearables über das System verwaltet?
• Wird Conditional Access für eine sichere und anwenderfreundliche Authentifizierung genutzt?
• Kommen zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Mobile-Threat-Defense-Lösungen (MTD-Lösungen) zum besseren Erkennen von Bedrohungen zum Einsatz?

Lässt sich das bestehende UEM-System nicht dadurch optimieren, dass man es besser nutzt, ist es Zeit, über einen Wechsel nachzudenken.

Gründe für einen Systemwechsel

Ein Systemwechsel kann anstehen, weil der Hersteller das genutzte Altsystem nicht länger unterstützt. Ein weiterer Grund: der durch Umstrukturierungen bedingte parallele Einsatz mehrerer Systeme, der die Entscheidung für eines der Systeme oder gar eine neue Plattform erfordert. Ebenso kann ein Umstieg nötig sein, wenn der Arbeitgeber eine stärkere Nutzerzentrierung bieten und für größere Zufriedenheit seines medizinischen Personals sorgen möchte und diesem daher die Wahl des Betriebssystems überlässt. Zudem gehen immer mehr Kliniken dazu über, ihren Patient:innen iPads zur Verfügung zu stellen, die es den Pflegebedürftigen gestatten, ihre Tagespläne und Patientenakte einzusehen, Essenswünsche anzugeben, mit ihren Familien zu kommunizieren oder Entertainmentapps zu nutzen.

Der häufigste Grund für einen Systemwechsel ist allerdings, dass die technischen Möglichkeiten des UEMs ausgeschöpft sind, jedoch für die Anforderungen der medizinischen Einrichtung nicht ausreichen. Dies ist etwa der Fall, wenn neue Use-Cases hinzukommen – wie zum Beispiel macOS-Systeme, die dann parallel zu bereits bestehenden iOS- und Android-Geräten zu verwalten sind.

Systemwechsel und Migration

Hat die Klinik oder der Pflegedienst nach Bedarfs-Check, Ist-Analyse und einem Systemvergleich die Entscheidung für eine bestimmte Plattform getroffen, sind die Administrator:innen an der Reihe. Für sie gilt es nun, das neue UEM-System einzurichten und alle Endgeräte darauf zu migrieren. Eine Herkulesaufgabe, die beim rein manuellen Arbeiten aufwendig und auch fehleranfällig ist – man denke etwa an das erforderliche Schreiben detaillierter Anleitungen, den Support via Hotline und E-Mails sowie regelmäßiges Reporting. Viel einfacher und sicherer ist es, ein Tool zu nutzen, das eine automatisierte Umstellung sämtlicher Geräte unterstützt. Alle umzurüstenden Endgeräte sind dann auf einer übersichtlichen Benutzeroberfläche für die Administrator:innen auswählbar, sodass die Migration sich mit wenigen Mausklicks anstoßen lässt. Diese kann gestartet werden, wann immer es passt – von den medizinischen Fachkräften oder auch von IT-Administrator:innen selbst. Das IT-Team hat dabei jederzeit einen Überblick, welche Hardware bereits migriert wurde und kann den Prozessfortschritt gut überblicken. Ein weiterer Punkt, den es zu bedenken gilt, ist, ob alle Endgeräte an Tag X migriert werden sollen oder gegebenenfalls ein sukzessives Umstellen möglich ist. Letzteres kann gerade bei einer größeren Zahl an Geräten sinnvoll sein, da es nutzerfreundlicher ist und die IT entlastet, weil weniger Help-Desk-Anfragen anfallen.

Fazit: Nur bedarfsgerechtes UEM bringt Vorteile

Das passende UEM-System hilft medizinischen Einrichtungen dabei, alle Endgeräte effizient zu verwalten und damit die Behandlung, die Kommunikation sowie das gesamte Pflegeerlebnis moderner, sicherer und nutzerfreundlicher zu gestalten. Doch werden Krankenhäuser, Kliniken, Pflegedienste & Co. nur in vollem Ausmaß von ihrem UEM profitieren können, wenn sie die technischen Möglichkeiten ausschöpfen. Zudem gilt es, die eigenen Anforderungen an die Endgeräteverwaltung regelmäßig zu hinterfragen und sich gegebenenfalls für ein anderes System zu entscheiden, das den Bedarf besser abbildet. In Zeiten rasanter technischer Entwicklungen – auf Seiten der Gerätehersteller und auch der Anbieter von UEM-Systemen – kann sich eine andere Plattform schnell als passgenauer für den eigenen Bedarf oder als kostengünstiger erweisen.

Autor:

Surendiran Velauthapillai ist IT-Experte mit 20 Jahren Erfahrung in der IT-Branche. Als Head of IT-Services der EBF-EDV Beratung Föllmer GmbH (ebf.com) ist er für die Bereiche interne IT, Hosting, Consulting und Support verantwortlich und in vielen Technologien der digitalen Arbeitswelt zu Hause. Das Team der EBF begleitet Unternehmen bei der individuellen Transformation zum digitalen – von der Konzeption über Implementierung, Managed Services, individuelle Entwicklungen bis hin zum Hosting.