Im April beginnt an der Universitätsmedizin Leipzig eine neue Ära der internen Kommunikation: Die neue Mitarbeiter-App „LUMI“ löst das bisherige Intranet ab und verspricht eine deutlich verbesserte Vernetzung und Informationsvermittlung innerhalb des Universitätsklinikums Leipzig (UKL) und der Medizinischen Fakultät.
Das bisherige Intranet entsprach längst nicht mehr den aktuellen Anforderungen: Unübersichtlich, technisch veraltet und vor allem nicht mobil erreichbar – viele Mitarbeiter:innen empfanden das System zuletzt als hinderlich im Arbeitsalltag. Bereits vor einigen Jahren wurden deshalb Überlegungen angestellt, eine moderne, intuitiv zu bedienende Lösung zu entwickeln. „Unser altes System war einfach nicht mehr auf der Höhe der Zeit und entsprach auch nicht mehr den Bedürfnissen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“, sagt Dr. Robert Jacob, Kaufmännischer Vorstand am UKL. „Wir wollten eine Plattform schaffen, die mobil nutzbar und bedarfsgerecht gestaltet ist.“
Das Ergebnis ist eine Kombination aus einer Mitarbeiter-App und einer SharePoint-Plattform. Dies erlaubt eine zuverlässige mobile Nutzung auf dem Smartphone oder Tablet ebenso wie am stationären PC am Arbeitsplatz. „Es gab eine ganz zentrale Herausforderung bei der Entwicklung eines solchen neuen Intranets: eine möglichst hohe Flexibilität in der Nutzung über PCs und Mobilgeräte bei hoher Komplexität der Informationsflüsse aus unterschiedlichen internen Quellen mit den Anforderungen von Datenschutz und der Informationssicherheit in Einklang zu bringen“, erklärt Helena Reinhardt, Leiterin der Unternehmenskommunikation am UKL. Das brachte Auflagen mit sich – so können interne Dokumente aus Sicherheitsgründen nur vom PC und nicht direkt vom Handy aus geöffnet werden. „Wir haben unsere Mitarbeiter:innen von Anfang an einbezogen und ihre Anregungen aufgenommen, damit wir sicherstellen, dass die App tatsächlich den Bedürfnissen im Klinikalltag gerecht wird“, ergänzt Verena Kämpgen, Leiterin des Projekts am UKL und als Mitarbeiterin der Unternehmenskommunikation verantwortlich für die interne Kommunikation. Vor allem biete die neue Lösung aber auch die Chance auf schnelle Informationen und Kommunikation. „Die Erwartungen unserer Beschäftigten sind, dass wir auch intern fast in Echtzeit mit maximaler Breite kommunizieren und ein modernes Angebot für die Vernetzung und Kollaboration zur Verfügung stellen, so wie das die Menschen durch ihre private Mediennutzung gewohnt sind“, sagt Helena Reinhardt. „Das lässt sich mit einer App am besten umsetzen“.
Mit dem offiziellen Start am 1. April geht zunächst eine erste Version des neuen Intranets live. Während wichtige Funktionen und Inhalte sofort zur Verfügung stehen, werden weitere sukzessive ergänzt. „Alle Mitarbeiter:innen sind ausdrücklich eingeladen, die neue Plattform mit Inhalten zu füllen und sich einzubringen. Ziel ist es, dass LUMI nicht nur eine technische Neuerung bleibt, sondern lebendig genutzt und kontinuierlich verbessert wird“, so Reinhardt.
Quelle: Uniklinikum Leipzig
