Wie sieht „Projektmanagement im Krankenhaus“ aus? Antworten gab die virtuelle KH-IT-Frühjahrstagung am 5. und 6.5.2021. Das Programm spiegelte die Bandbreite aus der Praxis und Perspektiven für die Praxis wider. IT-Projekte haben den Ruf, länger zu dauern, mehr zu kosten und weniger zu liefern als geplant. Die Realität sieht oft genug genau so aus, aber es gibt auch Hoffnung. Damit Projekte nicht scheitern, sind professionelle Methoden notwendig. Die Teilnehmer erhielten umsetzbare Hinweise, wie sich Chancen für erfolgreiche Projekte deutlich verbessern lassen - mit externer Unterstützung oder aber wie man Lösungen selber in die Hand nehmen kann.

Klartext ist bei IT-Projekten gefragt. Gastgeber Hans Friedrich Günther, Geschäftsführer des Klinikums Ludwigshafen und altgedienter Projektmanager, intonierte bei der Begrüßung der rund 260 Teilnehmer aus dem Krankenhaus-IT-Management: „Was ich von der IT erwarte: Ergebnisse.“ Dabei liege die Herausforderung darin, die Projekte auszuwählen und umzusetzen, und das nicht nur wegen der bereitstehenden Milliarden des Krankenhauszukunftsgesetzes KHZG. „Wir müssen nicht nur das Blech bedienen, sondern die klinischen Prozesse beherrschen. Projektmanagement ist ein Schlüssel.“ Walid Sbaih, Geschäftsbereichsleiter Technologiemanagement beim Universitätsklinikum Mannheim GmbH, betonte: „Damit Projekte nicht scheitern, sind professionelle Methoden notwendig. Das gesamte Spektrum ist gefragt.“

Haben IT-Projekte doch den Ruf, länger zu dauern, mehr zu kosten und weniger zu liefern als geplant. Ihnen haftet ein ambivalentes Image an. Gemäß Studien wie dem seit Jahrzehnten bekannten Chaos-Report der Standish-Group ist die Rate an kritischen oder gescheiterten Projekten hoch. Und jetzt das Das KHZG: Es verschafft dem Projektmanagement im Krankenhaus wegen der hohen Anzahl von Projekten eine besondere Bedeutung. Die Maxime: Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik.

Gravierende Veränderungen im Krankenhaus stehen in den kommenden Jahren an. Treiber sind KHZG, Telematikinfrastruktur TI oder auch IT-Sicherheit. Zur Einführung gaben die Agendaverantwortlichen und Moderatoren Jürgen Flemming, Vorstand KH-IT, und Bastian Stockhausen, Valeo-Kliniken GmbH Hamm, zu bedenken: „Der Digitalisierungsdruck auf die Pipeline wächst. Dem müssen sich die deutschen Krankenhäuser erfolgreich stellen, wollen sie nicht abgelöst werden von Konzernen wie Google oder Apple.“ Die beiden betonten: „Finanziell sowie technisch sich weiter zu entwickeln, lautet die Parole in dem stark umkämpften Healthcare-Markt.  “

Wertbeitrag für Patienten und Mitarbeiter

Prof. Peter Haas von der FH Dortmund wartete dazu mit Erfolgsimpulsen auf. Klares Zielbild, ein gutes Team, differenzierte Planung, Projektleitung mit Durchsetzungskraft und die entsprechenden Entscheidungsstrukturen mit interdisziplinärer Kompetenz und Konsequenz. Denn: Es kann nicht immer der IT-Leiter schuld sein.

Teammitglieder, Projekt und Dynamik gehören zusammen. Diversity sei dabei ein komplexes Phänomen, stellte Prof. Haas heraus. Im Projekt herrscht Gruppendynamik an allen Ecken und mit allen Kanten. Daher sollte das Team möglichst wenig Flächen für Verwerfungen bieten. Dennoch ist Konfliktmanagement nötig. Es ist fachlich, kontrovers und human einzurichten und zu betreiben. Merke: Angewandte Informatik ist eine Gestaltungs- und keine Technikwissenschaft.

Prof. Haas pointierte: „Strategische, operative Ziele und Indikatoren müssen sich an Verbesserungen für den Wertbeitrag für Patienten und Mitarbeiter orientieren.“ Die Richtung zum Erfolg? „Nicht der Weg ist das Ziel, sondern das Ziel ist die Zielerreichung.“

Best Practices

Spracherkennung

 Das klinische Projektmanagement wird nicht nur für die effiziente Einzelprojekte sorgen. Vielmehr kann es  auch Antworten zur Unternehmensentwicklung liefern. Ein Beispiel ist „Rollout Fluency“ bei den Kliniken Südostbayern AG. Dieses Projekt einer Sprach-Software ist ein Gesamtkonzept: Dienstleistung (Transkription, Management des Schreibdienstes, Dispatching, Adoption) und Technologie (KI-gestützte Plattform inklusive Natural Language Understanding). Es handelt sich also um komplexes Klinikvorhaben  mit hohem IT-Anteil. „Alle Stakeholder in ein Projekt einzubinden, ist für uns essentiell,“ betonte Andreas Lange. Der  Geschäftsbereichsleiter Infrastruktur detaillierte: „Für Projekte dieser Art ist eine bereichsübergreifende Projektstruktur und eine enge Anbindung der Projektleitung an die Unternehmensleitung mit entsprechenden Kompetenzen notwendig, da neben IT-Umstellungen auch tief in die Krankenhausprozesse eingegriffen wird.“

Entlassmanagement

Die Einführung und Umsetzung eines digitalen Entlass- und Überleitungsmanagements im Universitätsklinikum Bonn wurde durch ein agiles Projektmanagement begleitet. Um innerhalb eines vorgegeben zeitlichen Rahmens agil vorgehen zu können, wurden vier Phasen der Umsetzung definiert. 1.Projektierung, 2.Implementierung und Test, 3.Anpassung und Schulung sowie 4. Betrieb und Wartung. Philipp Köppen, Uniklinikum Bonn, und Mathias Schmon, Nubedian, hoben im Vortrag Vorteile das agile Projektmanagement hervor und benannten welche Akteure zwingend erforderlich und welche Rollen zu besetzen sind.

Patientenportal

Das Projektmanagement für ein Patientenportal im GB-IT Charité erläuterten Dr. Carsten Jacobsen, Change Management, Charité Berlin, und Marcus Beck, eHealth.Business GmbH, Markenzeichen Projektmanagement-Office („PMO“) und Projektsteuerung. Konzeption und Vorgehen stehen unter dem Motto „Ohne Vision und Mission keine Ziele“. Kernpunkte der Organisation sind Technik, Organisation und Rechte. Die Konzeptarbeit konturieren technisches Integrationskonzept, Fachkonzept, rechtliche Konzepte und Dokumentation sowie technisches Vernetzungskonzept. Für eine möglichst einheitliche, sachliche Kommunikation besteht Konsens. Im Antrag des Projektes wurden die Kosten definiert. Am Ende steht die Messung darüber, ob und wie das Ziel erreicht wurde. Diesen Prozess entfaltet das Projektmanagement der Charite kontinuierlich. Dabei wird der RoI sowohl wirtschaftlich als auch am Nutzen für das Patientenwohl gemessen.

Archivsystem

Ein Archivsystem-Projekt und der Rollout nach Blueprint-Methode stellten Sebastian Prokop, Asklepios Kliniken, und Thomas Ahlig, Nexus AG vor. Um ein digitales Dokumentenarchiv in einem Konzern mit zahlreichen Häusern auszurollen, hatte den Start mit einem Konzept als „Modell“. Zur Projektgruppe zählten Pilotkliniken mit fachlichen Ansprechpartnern, IT-Fachansprechpartner und Herstellervertreter. Generell lag der Fokus auf der einfachen Portierbarkeit für weitere Kliniken. Herausforderungen im laufenden BP-Rollout waren Terminkoordination mit Projekt- und Klinikressourcen und die teilweise heterogene Infrastruktur. Immerhin ist der Rolloutstatus bei 50%, die Akutkliniken sollen in diesem Jahr folgen.

Methoden und Richtlinien

Moderator Bastian Stockhausen – als Referent - nahm die wichtigen Prozessschritte unter dem Motto „Von der Idee zum Projekt - Auftrags- und Zielklärung als Grundstein für den Projekterfolg“ unter die Lupe. Zunächst: Der Nutzen der Veränderungsidee muss erkennbar sein. Dann sind die zielgerichtete Umsetzung von großer Bedeutung, klare Richtlinien und Kontrollfunktion ebenso wie möglichst wenige Korrekturen und Nacharbeiten. Hinzu kommen als Merkpunkte wenige außerplanmäßige Kosten und schließlich unter dem Strich mehr Zufriedenheit.

Martin Knöpfle stellte das als neue Methode „Projektmanagement in der MaLu IT2“ vor. Damit ist ein Phasenmodell etabliert, das er als Teamleitung Servicemanagement IT / Projektmanagement Innovation & Technologie Rhein-Neckar MA GmbH und sein Team die Einführung von neuen IT-Verfahren durchführen. Der Profi ist überzeugt: „Projektmanagement hilft viele der Primärprobleme zu vermeiden. Damit hat man die Instrumente zur Hand, um den Aufwand zu reduzieren.“

Digitalisierung innerhalb des Krankenhaussegmentes nimmt seit einigen Jahren einen immer wichtigeren Stellenwert ein. „Trotzdem wird die IT-Abteilung häufig zu spät oder gar nicht mit eingebunden,“ beklagte Benjamin Teicher von der Lungenklinik Hemer. Zum harten Turnaround muss es nicht kommen. Durch Methoden wie die PDCA-Analyse (Plan-Do-Check-Act) könnten Problemstellungen schnell erkannt und angepasst werden. „In jedem Fall sollte die IT-Abteilung einen Gesamtüberblick über das Projekt besitzen, um proaktiv reagieren zu können.“ Benjamin Teicher meinte zugleich realistisch: „Eine erfolgreiche Projektphase spiegelt sich besonders bei großen Projekten darin wieder, dass Fachkompetenzen aus verschiedenen Abteilungen zusammengeführt werden. Die Verantwortungsbereiche der einzelnen Akteure sollten dabei deutlich voneinander abgegrenzt sein.“

Projektmanagement und Vertrauen

Für Christian Friedhoff, Leiter Digitalisierung und Technologie bei der Augusta-Kranken-Anstalt in Bochum,  ist es beim Projektmanagement im Rahmen des KHZG wichtig, zuerst Strukturen zu schaffen. Vergessen werden sollte keinesfalls das Projekt-Marketing,wenn möglich mit monatlichem Newsletter und passenden Projekt-Videos. Kommunikation schafft Transparenz und Vertrauen. Es ist wichtig, über die einzelnen Projekte zu berichten und die Fortschritte aufzuzeigen. Außerdem sei zeitliche und inhaltliche Kritikalität im Griff zu haben. Das KHZG wirft für das Projektmanagement besondere Anforderungen auf. Gemeint sind Pläne zur Finanzierung der erwarteten KHZG-Folgekosten ab 2025.  Christian Friedhoff sieht als ein entscheidendes Kriterium: „Das Krankenhaus muss sich die Innovationen nach 2025 noch leisten können. Der Geschäftsführung ist klar, dass man künftig mehrere Hunderttausende Euro p.a. Servicekosten haben wird.“

Projektmanagement und Reifegrad 

Qualität muss messbar sein, etwa über den Reifegrad. „Der Reifegrad drückt aus, ob Projekterfolg mit den wirtschaftlichsten Einsatz von Ressourcen wiederholbar ist, ob die Organisation systematisch aus den Projekten lernt und sich verbessert,“ stellte Dr. Ralf Friedrich fest. Dabei geht es einerseits um die Fortentwicklung des Projektmanagement-Prozesses, andererseits auch um exzellente Teamarbeit. Nur wenn beide Aspekte ständig aufpoliert werden, kann die Organisation mit weniger Ressourcen mehr Projekte realisieren.  Der Experte der GePros GmbH erinnerte sich: „Ich habe einige Projekte in Krankenhäusern erlebt, wo beide Aspekte schwach waren und so die erhofften wirtschaftlichen Aspekte der Projekte nur teilweise realisiert wurden.“

Distanz – und doch so nah

Corona  hat Projektmitarbeiter ins Homeoffice und auf Distanz gebracht. Die Art der Zusammenarbeit in Projekten musste teilweise völlig neu gedacht werden, aber die wenigsten waren (und sind) darauf vorbereitet. Handlungsempfehlungen gab Heike Röhrich: „Ein Projektmanagement auf Distanz kann bei ganz unterschiedlichen Projekten durchaus Vorteile bringen: Das Budget ist kleiner (weniger Reisen), ich kann schnellere Entscheidungen mit allen Beteiligten per Video-Meeting treffen, Teilnehmer aus anderen Zeitzonen oder Ländern oder mit fehlender Mobilität können mit einbezogen werden.“ Die Expertin bei TÜV SÜD Industrie Service GmbH verwies auf Diskussionen mit Experten für Einzelthemen oder Spezialisten mit kurzfristiger Verfügbarkeit. Auf sie würde man bei persönlichen Meetings verzichten, so aber könnten sie für ihr Thema mit hinzugezogen werden. Das dürfte vor allem der Form des agilen Projektmanagements nützlich sein. Hemmschwellen sind vorhanden. Sie hängen vom Personenkreis ab, der am Projekt beteiligt ist, und warum jemand zögert, sich einzubringen. Hilfreich ist: „Überzeugen, wenn keine Weisungsbefugnis vorhanden,“ meinte Heike Röhrich. Ihr persönlicher und inspirierender Rat: „Lassen Sie Nähe zu.“

Demnächst in Berlin

Am 5. und 6. Mai 2021 traf sich die Community zur zweiten erfolgreichen Online-Tagung des KH-IT. So hat der KH-IT neue Wege beschritten und entwickelt sich dahingehend weiter. Neben den offenkundigen Vorteilen, die ein digitales Format bietet – keine strapaziöse Anreise, einfaches Wechseln zwischen verschiedenen Sitzungen und die bequeme Teilnahme von zuhause oder dem Büro aus – fehlte das Miteinander und der persönliche kollegiale Austausch, die letztlich durch nichts zu ersetzen sind. Die KH-IT-Verantwortlichen machen Mut: „Wenn alles klappt, sehen wir uns am 22. und 23. September 2021 in Berlin endlich alle wieder an einem Ort zum gegenseitigen Austausch: zur Herbsttagung des KH-IT. Bleiben Sie bis dahin und darüber hinaus gesund!“

KH-IT Aktuelle Stunde: Prof. Martin Staemmler und Thorsten Schütz

• In den KH-IT-News informierte Prof. Dr. Ing. Staemmler, wissenschaftlicher Beirat des KH-IT, Medizinische Informatik, Hochschule Stralsund, ausführlich über den Stand der ePA und von TI, über IsIK (Informationssysteme im Krankenhaus)-Verfahren, aktuelle Fristen für TI-Anwendungen und das Digitale Versorgungs- und Pflege-Modernisierungsgesetz (DVGMP).
• Aktuelle Aspekte des großen Themas IT-Sicherheit gab Thorsten Schütz mit aktuellen Nachrichten über Hackerangriffe auf verschiedene öffentliche Ziele, über das KHZG samt Förderung sowie Reifeprüfung, die weitere Finanzierung nach 2024 und ebenso über eine Runde aus verschiedenen Verbänden zum Gesetz. Er gab Informationen zum Sicherheitsgesetz 2.0 und schließlich zu der erweiterten KRITIS-Definition für auch Nicht-KRITIS-Krankenhäuser.

Architekten der KH-IT-Frühjahrstagung 2021

Agenda und Tagungsmoderation Agendaverantwortlicher Jürgen Flemming, KH-IT-Vorstand,  (flemming@kh-it.de)

Agenda und Tagungsmoderation Agendaverantwortlicher Bastian Stockhausen, KH-IT, (stockhausen@kh-it.de)

Die Organisation betreute Günter Gartner, KH-IT e.V. (gartner@kh-it.de).

Aus der Praxis für die Praxis

Der Bundesverband der Krankenhaus-IT-Leiterinnen/Leiter e.V. kurz KH-IT ist der führende Berufsverband der Krankenhaus-IT-Führungskräfte. Das Motto der Konzepte, Projekte und Lösungen lautet dabei: Aus der Praxis für die Praxis. Ausgewählte Industrieaussteller haben dabei die Gelegenheit, sie zum Wissenstransfer für Anwender zu begleiten. Der KH-IT veranstaltet jährlich eine Frühjahrstagung und eine Herbsttagung. Der KH-IT steht allen leitenden und/oder verantwortlichen Mitarbeitern der Krankenhaus-IT offen. www.kh-it.de

Rückblick Referenten und Themen

Vorträge - Tag 1

Eröffnung und Begrüßung

Horst-Dieter Beha, Vorsitzender Bundesverband der Krankenhaus IT-Leiterinnen/Leiter KH-IT

Hans Friedrich Günther, Geschäftsführer des Klinikums Ludwigshafen

Walid Sbaih, Operativer Leiter der Innovation und Technologie Rhein Neckar MA und LU GmbH

Einführung in das Tagungsthema

Jürgen Flemming, Vorstand KH-IT e.V., Bastian Stockhausen, Bereichsleiter IT Valeo-Kliniken GmbH

Prof. Dr. Peter Haas, FH Dortmund: Warum Projekte (nicht) scheitern

Andreas Lange, Kliniken Südost-Bayern: Rollout Fluency

Philipp Köppen, Universitätsklinik Bonn & Mathias Schmon, nubedian GmbH Karlsruhe: Implementierung von Caseform

Christian Friedhoff, AUGUSTA-KRANKEN-ANSTALT gGmbH Bochum: Projektmanagement im KHZG

Bastian Stockhausen, Valeo-Kliniken GmbH Hamm: Von der Idee zum Projekt - Auftrags- & Zielklärung als Grundstein für den Projekterfolg

Martin Knöpfle, MaLu IT2: Projektmanagement in der MaLu IT2

Heike Röhrich, TÜV SÜD Industrie Service: Projektmanagement auf Distanz

Vorträge - Tag 2

Dr. Ralf Friedrich, GePros GmbH: Projektmanagement und Reifegrad

Dr. Carsten Jacobsen (Bild oben), Charité Berlin & Marcus Beck, eHealth.Business: Projektmanagement im GB-IT Charité

Sebastian Prokop, Asklepios Kliniken & Thomas Ahlig, NEXUS AG: Rollout nach Blueprint-Methode

Benjamin Teicher, Lungenklinik Hemer: Turnaround – was tun, wenn ein Projekt schiefläuft

Prof. Dr.-Ing. Martin Staemmler, Hochschule Stralsund: Aktuelle Stunde IT, ISiK, DVPMG

Thorsten Schütz, KH-IT: IT-Sicherheit aktuell

Günter Gartner, KH-IT: betreute die Tagungs-Organisation

Aktuelle Umfrage bei der KH-IT-Frühjahrstagung 2021: Grad der Digitalisierung

Aktuelle Umfrage bei der KH-IT-Frühjahrstagung 2021: Probleme in den Projekten

Aktuelle Umfrage bei der KH-IT-Frühjahrstagung 2021: Projektkonturen

Quelle Text: Wolf-Dietrich Lorenz

Quelle Bild:www.kh-it.de