Die Covid-Pandemie hat Ärzt*innen und Patient*innen die Chancen von telemedizinischen und digitalen Gesundheitsangeboten vor Augen geführt. Doch trotz aller Bestrebungen das Gesundheitswesen seitdem zu digitalisieren – Stichwort: elektronische Patientenakte (ePA) – sind Formulare und Dokumente häufig noch papierbasiert und werden handschriftlich ausgefüllt. Das erfordert viele Ressourcen und führt auch nicht selten zu Fehlern beim Ausfüllen oder manuellen Einpflegen der Daten. Hier helfen eSignaturen.

Generell gilt für das Gesundheitswesen, dass es sich um eine Branche mit besonders kritischen und vertraulichen Daten handelt. Daher stehen IT-Leiter*innen vor der Herausforderung, Prozesse zu optimieren, die Sicherheit zu erhöhen und die Effizienz zu steigern. Elektronische Unterschriften bieten eine gute Grundlage für digital-gestützte Prozesse und sind ein wertvolles Instrument für Krankenhäuser, Kliniken und Arztpraxen zur Erleichterung der Verwaltungsarbeit, Erhöhung von Sicherheit und Verbesserung der Patientenversorgung. Elektronische Signaturen erleichtern dem Personal im Gesundheitswesen nicht nur die Kommunikation mit Versicherungsgesellschaften und Patienten, sondern vereinfachen und rationalisieren auch viele wichtige tägliche Prozesse.
Einige gängige Formulare im Gesundheitswesen, die mit elektronischen Signaturen unterzeichnet werden können, sind:

• Formulare für die Aufnahme und den Empfang von Patienten (Anamnesebogen)
• Datenschutzrichtlinien
• Einverständniserklärungen und Patienteneinwilligungen
• Genehmigungen von Verfahren
• Rezepte
• Laborbefunde
• Arztbriefe

Elektronische Unterschriften sind grundlegend für die elektronische Patientenakte, denn elektronisch signierte Formulare können dort nahtlos integriert werden, so dass Beschäftigte in Gesundheitsberufen eine bessere Einhaltung der Vorschriften und einen reibungsloseren Ablauf gewährleisten können. Vorteile elektronischer Signaturen für Krankenhäuser sind:

Verkürzte Wartezeiten
Ein großer Teil der Wartezeiten im Gesundheitswesen wird für das Ausfüllen von Papierformularen und den Erhalt von Unterlagen aufgewendet. Mithilfe von eSignature-Software können notwendige Formulare, Rezepte, Krankenakten und Genehmigungen in Sekundenschnelle ausgetauscht werden.
Elektronische Signaturen ermöglichen Patienten außerdem, Aufnahmeformulare bereits auszufüllen, bevor sie zur Anmeldung im Krankenhaus kommen. Des Weiteren lassen sich telemedizinische Behandlungen einfach durchführen, zum Beispiel beim Narkosevorgespräch vor einem geplanten Eingriff. Rezepte können elektronisch unterzeichnet werden, direkt an die Apotheke geschickt, und mit nur wenigen Klicks in der elektronischen Patientenakte abgelegt werden.

Effizienzsteigerung
Die Implementierung von elektronischen Unterschriften ermöglicht eine drastische Beschleunigung von Verwaltungsprozessen und Informationsflüssen. Arztbriefe, Patientenaufnahmen, Diagnosen, Behandlungspläne und andere wichtige Dokumente können unkompliziert digital unterzeichnet werden. Dadurch werden zeitraubende manuelle Schritte wie Drucken, Unterzeichnen, Scannen und Archivieren überflüssig. Daten müssen nicht mehr manuell abgetippt werden, sondern können automatisiert in Krankenhausinformationssysteme (KIS) überführt werden. Dies führt zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz und ermöglicht medizinischem Personal, sich verstärkt auf die Versorgung der Patienten zu konzentrieren.

Sicherheit und Datenschutz
Gesundheitsdaten gelten aufgrund ihres sensiblen Inhalts als besonders schützenswert. Daher sind Sicherheitsmaßnahmen unerlässlich und es müssen angemessene Sicherheitsprotokolle vorhanden sein. eSignatur-Lösungen können Methoden wie Verschlüsselung, Signaturzertifikate, Prüfpfade und mehr verwenden, um die Sicherheit aller elektronisch unterschriebenen Dokumente zu gewährleisten.
Elektronische Signatur-Workflows eliminieren Risiken wie den Verlust von Unterlagen oder die Weitergabe durch Außenstehende. Außerdem sind elektronische Signaturen dauerhaft les- und nachvollziehbar. Das Scannen von Dokumenten kann dazu führen, dass händische Unterschriften verblassen. Dies birgt ein größeres Risiko für Fälschungen, da es keine effiziente Möglichkeit gibt, nachzuverfolgen, wer Zugang zu den Dokumenten hatte.

Rechtliche und gesetzliche Anerkennung
Elektronische Signaturen sind in Deutschland und der gesamten Europäischen Union rechtlich anerkannt und erfüllen die strengen Anforderungen der eIDAS-Verordnung. Elektronische Signaturen besitzen damit die gleiche Rechtsgültigkeit wie herkömmliche handschriftliche Unterschriften. Außerdem beinhalten eSignaturen zusätzliche Informationen und Daten, die über das Dokument und den Genehmigungsprozess verfügbar sind. Zum Beispiel bieten elektronisch unterzeichnete Dokumente einen Stempel mit der Zeit und dem Datum der Unterschrift. Krankenhäuser und Arztpraxen können sich somit sicher sein, dass ihre elektronischen Dokumente und Verträge rechtskonform sind und den hohen Sicherheitsstandards entsprechen.

Kostenersparnis & Nachhaltigkeit
Durch den Einsatz elektronischer Unterschriften können Krankenhäuser und Arztpraxen beträchtliche Kosten einsparen. Denn elektronische Signaturen helfen dabei, zeitaufwendige manuelle Prozesse zu minimieren. Das führt nicht nur zu einer Steigerung der Gesamteffizienz, sondern senkt auch die Betriebsausgaben. Außerdem wird der Papierverbrauch reduziert und die Notwendigkeit, physische Dokumente zu lagern und zu archivieren, entfällt weitgehend.
Die Papierherstellung ist zudem ein wichtiger Faktor für die Umweltverschmutzung. Sie erzeugt Schwefeloxide, Stickoxide und Kohlendioxid, die zu saurem Regen, Treibhausgasen und Wasserverschmutzung beitragen.

Mobilität und Flexibilität
In einer modernen medizinischen Landschaft, in der Mobilität eine zunehmende Rolle spielt, ermöglichen elektronische Signaturen die Unterzeichnung von Dokumenten jederzeit und von überall aus. Ärzte und medizinisches Personal können von mobilen Endgeräten aus auf Dokumente zugreifen und diese unterzeichnen, was den Informationsfluss beschleunigt und die Flexibilität in der Patientenversorgung erhöht. Dadurch können unterzeichnete Dokumente direkt an den Absender zurückgeschickt werden, sodass Beschäftigte in Gesundheitsberufen schnell und einfach mit ihren Kolleg*innen hinsichtlich der Patientenversorgung zusammenarbeiten können.

Rechtssichere Langzeitarchivierung
In der Medizin gibt es teilweise recht lange Aufbewahrungspflichten. So müssen Patientenakten zum Beispiel zehn Jahre aufbewahrt werden. Röntgenbilder sogar 30 Jahre. Unterschriften auf Papier bergen die Gefahr, zu verblassen. Papier benötigt eine gewisse Lagerung in speziellen Räumlichkeiten (möglichst trocken und möglichst nicht zu kalt oder zu warm), was viel Platz verbraucht. Digitale Archive mit elektronisch signierten Dokumenten benötigen weniger Platz, sind weniger anfällig für Umwelteinflüsse und darin abgelegte Dokumente lassen sich einfacher und schneller auffinden. Zu beachten ist jedoch das richtige Datenformat zur Langzeitarchivierung. Es empfiehlt sich die Verwendung von PDF/A, da das Format und dessen verschiedene Normteile die Beschaffenheit optimal archivierbarer PDF-Dokumente definieren und garantieren, dass Dokumente langfristig, revisionssicher gespeichert und auch in einer technisch unbekannten Zukunft richtig dargestellt werden.

Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten
Bei der Erstellung digitaler Dokumente können die Konfigurationen so eingestellt werden, dass bestimmte Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen und auch nur bestimmte Werte akzeptiert werden. Außerdem können Unterschriftenfelder erstellt werden, die in einer bestimmten Reihenfolge unterschrieben werden sollen. Erst dann, wenn alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, wird das Dokument akzeptiert und als vollständig betrachtet. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Patient*innen alle erforderlichen Felder mit den richtigen Werten ausfüllen, keine wichtigen Informationen vergessen und auf der letzten Seite ihre Unterschrift setzen. Das ist beispielsweise in der Aufnahme beim Anamnesebogen oder Datenschutzformular bzw. Aufklärungsbogen besonders wichtig.

Elektronische Signaturen bieten eine Vielzahl an Vorteilen für den Einsatz in Krankenhäusern. Sie können dabei helfen, die dort ablaufenden Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken, sensible Daten zu schützen und die Genauigkeit von Daten zu verbessern. Werden in Zukunft die Angebote der Telemedizin weiter ausgebaut und ist die ePA erst flächendeckend eingeführt, sind eSiganturen nicht mehr aus dem Praxis- und Krankenhausalltag wegzudenken.

Karolin Köstler ist Senior Marketing Manager EMEA bei Foxit, einem führenden Anbieter innovativer PDF- und eSignatur-Lösungen. Foxit hat weltweit über 700 Millionen Anwender und über 485.000 Kunden, von KMUs bis hin zu globalen Konzernen. Das Europa-HQ befindet sich in Berlin.