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– ADVERTORIAL –

MailStore Server:

EFFIZIENTE UND DATENSCHUTZ­

KONFORME E­MAIL­ARCHIVIERUNG
Graf k: ©artinspiring | AlexBlogoodf ­ stock.adobe.com IM KRANKENHAUS e L ösung für ihre Anforderungen f nden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten – insbesondere Gesundheitsdaten – sowie deren
Transfer per E-Mail steht in jedem Krankenhaus und jeder Arztpraxis auf der Tagesordnung.
Dabei handelt es sich gemäß Art. 9 DSGVO häuf g um besonders schutzbedürftige Infor ­
mationen. Roland Latzel von MailStore erklärt, welche Rolle die E-Mail-Archivierung im
Entscheider die perfekt
Krankenhaus spielt und wie IT­Entscheider die perfekte Lösung für ihre Anforderungen f nden.

n Deutschland müssen Unternehmen aus steuer- und handels- Über MailStore Server kann die IT individuelle Richtlinien zu
rechtlichen Gründen – darunter auch Krankenhäuser – unterschiedlichen Fristen def nieren, woraufhin das System den
IDaten und Korrespondenzen für mehrere Jahre zuverlässig, Löschvorgang automatisch übernimmt.
revisions- und manipulationssicher aufbewahren und auf Anfrage
verfügbar halten (Stichwort: Revisionssicherheit nach GoBD). ƒ Sicherheit geht vor: Gesundheitsdaten sind gemäß Art. 9
Dieser Grundsatz schließt im Krankenhausumfeld ebenfalls DSGVO besonders schutzbedürf ig. Hinzu kommt, dass die
E-Mails und Anhänge mit personenbezogenen Informationen Daten vor möglichen Manipulationsversuchen und Datenverlust
und Gesundheitsdaten mit ein. Das Speichern im Postfach des abzusichern sind. MailStore Server schützt archivierte Daten
Empfängers oder auf dem lokalen PC reicht dafür nicht aus: mittels moderner Verschlüsselungsverfahren. Des Weiteren sind
Dadurch bleiben die Daten nicht nur anfällig für nachträgliche manuelle Veränderungen am Archiv per Log nachzuverfolgen,
Manipulationen, sondern bergen das Risiko von Datensilos, auf die dies ist wichtig im Fall eines Audits. Zudem sollte die Lösung
nur der Empfänger Zugrif hat. Macht ein Patient beispielsweise möglichst passend zertif ziert sein, vor allem nach IDW PS 880
Gebrauch von seinem Auskunf s- oder Löschungsrecht, kann das im Kontext der Revisionssicherheit.
Informationsmanagement ganz schnell zum inef izienten Albtraum
werden. Sof ware-Lösungen zur E-Mail-Archivierung können ƒ Self-Service für den Anwender: Die Krankenhaus-Mitarbeiter
Krankenhäusern helfen, diese Herausforderungen zu meistern. können nicht bei allen Archivierungslösungen eigenständig
auf den E-Mail-Bestand zugreifen. Eine echte Entlastung
WAS MUSS EINE PROFESSIONELLE LÖSUNG FÜR für Ihre IT wird Archivierung vor allem dann,
E­MAIL­ARCHIVIERUNG KÖNNEN? wenn Anwender eigenständig mit der Lösung
Sobald die IT die Rahmenbedingungen zur ef ektiven E-Mail-Nutzung produktiv im Archiv arbeiten können – egal
und -Archivierung mit allen wichtigen Parteien (zum Beispiel ob per Outlook am PC, oder browserbasiert auf
Betriebsrat, Datenschutzbeauf ragter) besprochen und festgelegt Smartphones und Tablets.
hat, können sie die Wahl des richtigen Archivierungstools in Angrif
nehmen. Im Folgenden erhalten IT-Entscheider eine Checkliste zu
Funktionen, über die die Lösung verfügen sollte, um sicher und MailStore Software GmbH
DSGVO-konform zu archivieren: Clörather Straße 1–3 E-Mail: sales@mailstore.com
41748 Viersen Tel.: +49-(0)2162-50299-0
ƒ E izientes Management: Erfragt ein Patient die Löschung oder Deutschland Fax: +49 (0)2162-50299-29
Herausgabe seiner Daten, muss das Archiv durchsuchbar sein, um www.mailstore.com
diese Daten schnell ausf ndig zu machen. Die Sof ware MailStore
Server bietet einen direkten Zugrif auf archivierte E-Mails samt
Dateianhänge, zum Beispiel über eine Volltextsuche – auch für
Compliance-Verantwortliche und Auditoren.

ƒ Individuelle Aufbewahrungsrichtlinien: Je nach rechtlich
bedingter Aufbewahrungsfrist müssen die Daten gelöscht werden.

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